“Viết mật thư” với Microsoft Word

Có rất nhiều cách để bảo vệ nội dung bên trong 1 file văn bản. Cách đơn giản nhất là đặt mật khẩu truy cập đối với file đó và chỉ những ai có mật khẩu thì mới được phép xem nội dung bên trong nó.Tuy nhiên với cách làm này, hẳn những người tò mò sẽ đặt ra câu hỏi liệu bên trong chứa nội dung gì mà phải đặt mật khẩu bảo vệ?
Vậy phải làm sao để dấu đi những nội dung quan trọng, mà lại không phải gây sự chú ý của người khác bằng hộp thoại yêu cầu mật khẩu, nghĩa là vẫn cho phép người khác xem nội dung, nhưnng những nội dung quan trọng thì không hề có 1 dấu vết gì, giống như chúng chưa từng tồn tại?
Word 2007 có một đặc tính rất tuyệt đó là bạn hoàn toàn có thể ẩn bất cứ đoạn nội dung nào trong tài liệu mà bạn muốn. Khi bạn ẩn nội dung đó đi, như thể là những nội dung đó chưa bao giờ tồn tại vậy, lúc đó các khoảng trống của các đoạn nội dung cũng sẽ bị loại bỏ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm thế nào để ẩn nội dung trong Word, làm cách nào để xem nội dung ẩn và đảm bảo không một ai khác có thể xem được nó.
Dấu nội dung file trong Word (cách thức này có thể tiến hành trên các phiên bản Word 2000 trở lên)
- Đầu tiên mở bất cứ tài liệu nào mà bạn muốn giấu nội dung trong tài liệu đó. Dưới đây là đoạn văn bản trước khi giấu nội dung.
- Bôi đen đoạn text mà bạn muốn ẩn và sau đó kích chuột phải chọn Font.

- Trong hộp thoại Font, đánh dấu vào Hidden trong mục Effects.

- Kích vào OK, đoạn nội dung của bạn bây giờ đã được ẩn đi. Mọi dấu vết của đoạn nội dung được ẩn hoàn toàn bị xóa bỏ kể cả đoạn trống.
Xem nội dung ẩn trong Word
Việc xem nội dung ẩn trong Word cũng khá dễ dàng. Bạn nhấn Ctrl+A để bôi đen nội dung trong toàn bộ file word và sau đó kích chuột phải và chọn mục Font một lần nữa. Bây giờ bạn sẽ thấy ô vuông Hidden đã được đánh dấu, nhưng thay vì dấu tích thì bây giờ nó được bôi xanh toàn ô.

Kích vào đó, nó sẽ đổi thành dấu tích màu xanh, lúc đó thì toàn bộ nội dung văn bản đã được ẩn. Bây giờ, kích vào đó một lần nữa để loại bỏ dấu tích này, điều đó có nghĩa là giờ đây văn bản không có một đoạn nào bị ẩn đi nữa.
Sử dụng chức năng bảo vệ nội dung Ẩn (chỉ áp đụng đối với Microsft Word 2007)
Như bạn thấy, đoạn văn bản bị ẩn lúc đầu giờ đã có trở lại như cũ. Nhưng vấn đề đặt ra là làm thế nào để người khác không thể ẩn và xem các đoạn văn bản đã ẩn đi của bạn. Rất may là chúng ta có thể bảo vệ cho văn bản của mình mà không phải sợ một ai thay đổi định dạng hay sửa chửa nội dung của nó bằng cách thức hiện theo các bước dưới đây.
- Đầu tiên, kích vào tab Review trên thanh menu và chọn Protect Document. Sau đó chọn tiếp Restrict Formatting and Editing.

- Tiếp theo, bạn đánh dấu vào ô Limit formatting to a selection of styles và kích vào Settings.

- Cửa sổ Formatting Restriction hiện ra, đánh dấu vào mục formatting to a selection of styles một lần nữa và kích vào None để đảm bảo không có thứ gì có thể thay đổi trong các mẫu định dạng và kiểu cách trên file văn bản của bạn.

- Kích vào OK và sau đó đánh dấu tiếp vào ô Allow only this type of editing in the document để nó tự động ở chế độ No Changes (Không thể thay đổi).

- Cuối cùng kích vào Yes, Start Enforcing Protection và nhập password để bảo vệ cho tài liệu Word của bạn. Đảm bảo rằng password đó dài và đủ phức tạp để bảo vệ khỏi những hacker có thể tìm ra những password ngắn.
Bây giờ thì nội dung ẩn của bạn đã được an toàn và không một ai có thể xem trừ khi họ có được password của bạn. Cách đặt mật khẩu này khác với cách đặt mật khẩu nhắc đến ở đầu bài, đó là những nội dung chưa bị ẩn đi, người khác vẫn có thể xem được, mật khẩu này chỉ đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi nội dung và thuộc tính bên trong file văn bản mà thôi. Những người tò mò vẫn có thể xem được nội dung bình thường của file văn bản, nhưng những nội dung đã bị ẩn đi thì không cách nào xem được. Một cách dể “trêu tức” những kẻ tò mò khá hiệu quả.

Thủy Trần - Dân Trí

Lưu ảnh trong file Word thành file riêng biệt

Giả sử ai đó gửi cho bạn một tài liệu Word có chứa rất nhiều ảnh, và bạn cần lưu lại những ảnh này thành những file ảnh riểng biệt trên máy tính của bạn vì một lí do nào đó mà người gửi tài liệu Word đó cho bạn không gửi những file ảnh đính kèm trong đó.
Một phương pháp thông thường mà chúng ta thường sử dụng là mở file Word đó ra rồi lựa chọn từng ảnh một, copy và paste ảnh vào một ứng dụng chỉnh sửa ảnh sau đó lưu ảnh lại thành một file riêng biệt. Điều này có nghĩa là nếu file Word của bạn chứa bao nhiêu ảnh thì bạn phải lặp lại những thao tác này bấy nhiêu lần. Nếu chỉ có một số ít ảnh trong file Word này thì việc thực hiện lặp đi lặp lại các thao tác này không có gì đáng ngại, nhưng nếu có quá nhiều ảnh trong đó thì sao? Chắc hẳn là không ai muốn làm như vậy cả.

Bài viết này sẽ giới thiệu tới cho các bạn một phương pháp khác để lọc ảnh từ Word qua một số thao tác đơn giản và tất nhiên rất nhanh chóng. Nếu đang sử dụng phiên bản Microsoft Word 2000, 2002/XP hay Word 2003) bạn chỉ cần lưu file word chứa ảnh dưới dạng trang web, còn nếu sử dụng bản Word 2007 thì bạn chỉ cần unzip file Word này.

Lưu dưới dạng trang Web

Phương pháp này áp dụng cho phiên bản Word 2000, Word 2002/XP, và Word 2003.

• Trước tiên bạn hãy mở file này trong ứng dụng Word.
• Vào menu File chọn Save As.
• Lựa chọn địa chỉ lưu file.
• Lựa chọn Web Page (*html, *htm) trong menu thả xuống của Save as type (hình 1).
• Sau đó click Save.

Hình 1: Lưu file word dưới dạng Web Page.

Khi lưu tài liệu word dưới dạng một trang web, Word sẽ tạo một file .htm và một folder chứa những ảnh được nhúng trong file .htm đó (hình 2).

Hình 2: Hai file được tạo sau khi lưu tài liệu word dưới dạng Web Page.

Word mặc định lưu những file hỗ trợ vào một folder con trong cùng vị trí với file .htm. Bạn có thể chỉ định cho Word lưu những file trong thư mục con này vào cùng vị trí với file .htm thay vì lưu vào folder bằng cách thay đổi cài đặt trên cửa sổ Web Options.

File .htm này sẽ chứa những đoạn văn bản của tài liệu, thông tin định dạng, thuộc tính, ảnh tham chiếu, … Khi mở file .htm này trong một trình soạnn thảo HTML bạn sẽ thấy những mã mà Word tạo ra. Như đã nói ở trên, folder chứa những ảnh nhúng trong tài liệu Word và một file filelist.xml được thể thiện trong hình 3.

Hình 3: Folder chứa ảnh nhúng và file .xml.

Nếu những ảnh nhúng đã được thay đổi kích cỡ trong Word thì folder này sẽ chứa cả ảnh gốc và một bản sao đã thay đổi kích thước của những ảnh này. Word sẽ giữ lại định dạng ban đầu của những file ảnh này (như .jpg, .png, …) nhưng sẽ không giữ lại tên ban đầu của file. Word đổi tên file theo thứ tự tăng dần bắt đầu từ ảnh đầu tiên trong tài liệu. Mỗi ảnh ban đầu sẽ được theo sau bởi một bản sao đã được thay đổi kích thước nếu có.

Tùy thuộc vào những cài đặt trong Web Options, Word có thể tự động tạo ra một ảnh đã được thay đổi kích thước khi bạn lưu file này như một trang Web. Word cũng có thể chuyển đổi định dạng ảnh sang .gif. Ví dụ nếu không chỉ định cho Word sử dụng định dạng ảnh .png trong Web Options và bạn chèn một file .png vào tài liệu thì những file hỗ trợ sẽ chứa cả cả file ảnh gốc và một bản sao đã được thay đổi kích thước và định dạng. Giờ đây bạn đã có thể copy những file ảnh này sang một vị trí khác.

Lưu ý: Nếu bạn chỉ muốn lấy những file ảnh trong tài liêu Word (nghĩa là những file có thể đã được thay đổi) thì bạn hãy chọn Web Page, Filtered (*.htm, *.html) trong danh sách thả xuống thay vì lựa chọn Web Page (*.htm, *.html).

Unzip file .docx

Trong Word 2007, Microsoft giới thiệu một định dạng file mới nền tảng XML là .docx. ĐỊnh dạng này là một ZIP Container, chứa nhiều file XML và mọi ảnh nhúng. Để truy cập vào những ảnh nhúng trong file .docx bạn hãy thực hiện các thao tác sau:

• Nếu file này chưa phải là một file .docx (chưa được định dạng .docx) thì bạn hãy mở nó Word 2007 sau đó lưu file dưới dạng Word Document (*.docx).

• Thay đổi phần mở rộng file trên file gốc từ .docx sang .zip (hình 4).

Hình 4: Chuyển đổi đuôi .docx sang .zip.

• Sau đó sử dụng ứng dụng ZIP để mở file .zip này, khi đó những file ảnh sẽ được hiển thị trên đầu danh sách (hình 5).

Hình 5: Sử dụng ứng dụng ZIP mở file .zip

Và bạn đã có thể copy những file ảnh này vào vị trí mong muốn.