Giáo trình hướng dẫn sử dụng Excel 2010 - toàn tập

Download tài liệu tại http://www.mediafire.com/?6r4ymxhtnjy1l05

toan-thpt.blogspot.com

Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting) trong Excel 97 - 2010

Chuyên đề định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010 của tác giả Trần Thanh Phong

Download tài liệu tại http://www.mediafire.com/?es80lldaea4f2a7

toan-thpt.blogspot.com

Excel's Text Functions - Các hàm xử lý văn bản và chuỗi

Vài dòng tâm sự

Trước giờ, trong diễn đàn này đã có nhiều bài viết về các hàm Excel, tổng hợp, liệt kê các hàm Excel. Tuy nhiên, nếu gọi là tổng hợp theo hệ thống, phân loại theo từng chủ đề thì chưa có.
Với một mong muốn là đóng góp được chút gì cho GPE, tôi xin gửi đến các bạn chùm topic này. Gọi là chùm bởi vì nó có nhiều topic. Được tổng hợp từ cuốn sách Formulas and Functions with Microsoft Excel 2007 của Paul McFedries, và dịch từ phần Helpcủa Excel.
Trong các topic sau đây, các hàm Excel được biên soạn theo từng chủ đề, từng loại. Thiết nghĩ rất cần thiết cho các bạn, nhất là các bạn mới làm quen với Excel.
Vì trình độ dịch thuật cũng như sự am hiểu về các hàm trong Excel là có giới hạn, nên sẽ không tránh được những sai sót. Rất mong các bạn đóng góp những ý kiến cũng như nói cho tôi biết những chỗ sai, để loạt topic này sớm được hoàn thiện.

Bùi Nguyễn Triệu Tường - giaiphapexcel.com

Download toàn bộ tài liệu tại http://www.mediafire.com/?77enl7lpon31f7r

toan-thpt.blogspot.com

Chèn công thức toán học trong MS Excel

Nếu bạn không muốn đau đầu khi phải chèn công thức toán học trong MSExcel thì bạn hãy làm theo hướng dẫn trong bài này, ngoài ra, việc tìm hiểu thêm về Visual Basic và bắt đầu tập viết hàm Macros cho Excel để chèn công thức toán học với cú pháp của LaTeX sẽ làm kỹ năng của bạn được nâng cao.

ExcelEquations là một chương trình macro giúp bạn thực hiện chuyển công thức trong Excel sang dạng trình bày của công thức toán học theo ngôn ngữ LaTeX. Sau khi cài đặt, trong thẻ Add-Ins của Excel sẽ xuất hiện thêm các nút lệnh theo thứ tự gồm: Render Eqn, Boxed Eqn, Delete Eqn, và Delete All Eqn.

(Thanh công cụ MS Excel đã được cài thêm ExcelEquation)

- Render Eqn: Chuyển từ công thức của Excel thành công thức toán học

- Boxed Eqn: Tương tự như Render Eqn nhưng công thức toán học được bao bọc trong một khung.

- Delete Eqn: Dùng để xóa công thức toán học.

- Delete All Eqn: Xóa tất cả các công thức toán học đã được tạo ra trên worksheet.

Ví dụ sử dụng:

Nhập công thức sau trong Excel: =(SIN(x)^2)/(1+COS(x))

Click chuột vào nút lệnh Render Eqn trên thanh công cụ.  Kết quả thu được sẽ là:

Ngoài công thức viết theo cách viết của Excel chương trình còn có thể chuyển đổi từ cú pháp LaTeX sang dạng công thức:

VD: \int_3^4 sin(x^2)  Sẽ cho kết quả:

Hướng dẫn cài đặt

Tải chương trình về tại đây: http://www.box.com/s/fnc0p83uy350gk1i2a6e

Vì đây chỉ là một Add-Ins nên việc cài đặt cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần tải về, click đúp để cài đặt và nếu có xuất hiện hộp thoại Sercurity warning  thông báo về Macros thì nhớ chọn Enable Macros là xong. Tuy nhiên nếu không thấy xuất hiện chương trình trên thanh công cụ thì cần thực hiện thêm thao tác sau:

Với Excel 2003: Chọn Tools, Add-Ins.Hộp thoại Add-Ins xuất hiện. Chọn Browse, Tìm đến nơi mà bạn đã lưu file Add-in vừa tải về ở bước 1, chọn và click OK.

Với Excel 2007, 2010: Chọn File, Options, Add-Ins, Chọn Excel Add-Ins và click Go rồi thực hiện như Excel 2003.

Dainganxanh
Nguồn: XHTT

Thay màu giữa các dòng khác nhau trong Microsoft Excel

Việc chọn và đổ màu riêng biệt đối với các vùng dữ liệu đặc biệt có ích khi bạn có 1 bảng tính với rất nhiều con số thống kê khác nhau. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn một số thao tác để làm việc này trong Microsoft Excel.

Trước tiên, các bạn mở Excel và chọn vùng dữ liệu cần đổ màu, hoặc nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ:

Chọn tiếp tab Home ở bên trên và Styles > Conditional Formatting:

Menu có dạng drop – down hiển thị, các bạn chọn New Rule:

Cửa sổ New Formatting Rule hiển thị, nhấn nút ở phía cuối màn hình với tên là: Use a Formula to Determine Which Cells to Format. Nếu trường dữ liệu trống, các bạn sử dụng công thức như dưới đây:

=MOD(ROW()/2,1)>0

Cửa sổ New Formatting Rule sẽ trông giống như hình dưới:

Nhấn nút Format, sau đó chọn màu để sử dụng, nhấn tiếp OK:

Chế độ xem trước màu – Color Preview hiển thị trên cửa sổ New Formatting Rule như hình dưới, nhấn OK:

Và phần dữ liệu trên bảng tính của bạn sẽ được đổ màu dựa theo giá trị và quy luật áp dụng. Ví dụ như hình dưới:

Nếu muốn thay đổi lại màu hoặc thêm, bớt dòng dữ liệu thì chúng ta chỉ cần chọn thêm ô tương ứng, sau đó chọn Conditional Formatting > Manage Rules:

Cửa sổ Conditional Formatting Rules Manager xuất hiện, nhấn nút Edit Rule:

Chúng ta sẽ được quay trở lại phần Edit Formatting Screen, tại đây các bạn hãy điều chỉnh và thiết lập điều kiện để thay đổi theo ý muốn:

Chúc các bạn thành công!

>>> Video hướng dẫn tham khảo:

T.Anh (theo GroovyPost)

Nguồn: quantrimang.com

Xóa bỏ ô dữ liệu trống trong Excel 2007 hoặc 2010

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn với các bạn một số thao tác cơ bản để xóa ô trống trong bảng tính Excel 2007 hoặc 2010. Trước tiên, các bạn mở bảng tính và nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ, hoặc chọn phần dữ liệu nhất định cần áp dụng:

Tiếp theo, nhấn F5, menu Go To sẽ hiển thị, nhấn tiếp Special:

Cửa sổ Go To Special tiếp theo xuất hiện, chúng ta chọn Blanks và nhấn OK:

Sau đó, Excel sẽ lựa chọn tất cả các ô dữ liệu trống trong bảng tính, và để xóa bỏ thì các bạn nhấn [Ctrl] [-], cửa sổ Delete sẽ hiển thị, chọn tiếp Entire Row hoặc Entire Column để thay đổi các ô xung quanh và xóa bỏ ô dữ liệu trống:

Chúc các bạn thành công!

T.Anh (theo GroovyPost)

Nguồn: quantrimang.com

3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel

Bạn có thể dành nhiều thời gian cho việc định dạng và lập công thức tính toán trong bảng tính của mình, nhưng tất cả công việc của bạn đều lãng phí nếu như một ai đó nhập giá trị không phù hợp vào đó. Thông thường thì bạn sẽ sửa lại các lỗi nhập liệu khi gặp tình trạng này, nhưng đâu là điều thiết thực nhất mà bạn có thể tránh các lỗi nhập liệu? Hãy áp dụng các phương thức cơ bản dưới đây:

1. Xác nhận giá trị đầu vào.

Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ dữ liệu không phù hợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ các điều kiện mà một giá trị phải đáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá trị không đáp ứng điều kiện đưa ra và thông báo lỗi nhập liệu.

Để xác nhận dữ liệu nhập vào, từ giao diện cửa sổ MS Excel 2007/2010 bạn duyệt đến thẻ Data, nhấn vào biểu tượng Data Validation và chọn Data Validation (Với phiên bản Excel 2003 thì chọn Validation từ danh mục Data), tại cửa sổ hiện ra, bạn click vào thẻ Settings, trong khung Validation criteria hãy chọn Decimal cho mục Allow, between cho mục Data và nhập giá trị Minimum vàMaximum phía dưới và nhấn OK để thừa nhận. Chẳng hạn ở đây tôi nhập giá trị từ 1 đến 1000, khi đó nếu người dùng nhập liệu ngoài vùng dữ liệu này thì lập tức sẽ có thông báo lỗi.

Lưu ý: Bạn phải chọn vùng dữ liệu trên bảng tính trước khi thực hiện việc xác nhận.

 Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thông báo điều kiện nhập liệu bằng cách chọn thẻ Input Message rồi nhập tiêu đề và nội dung hiển thị. Để tạo một cảnh báo bằng tiếng việt-cảnh báo này hiện ra ngay sau khi nhập sai dữ liệu (mặc định là tiếng anh), bạn chọn thẻ Error Alert, chọn kiểu hiển thị tại mục Style có thể là Stop, Warning hoặc Information, tiếp đến nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo.

2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete.

AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhập ngay sau khi người dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần giống với giá trị hiện có. Và như vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời gian nhập liệu nhưng nó có thể tăng khả năng nhập liệu sai khi có rất nhiều giá trị giống nhau.

Để vô hiệu hóa tính  năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn Excel Options, trong Panelbên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó bỏ chọn trước dòng chữ Enable AutoComplete For Cell Values và OK (Đối với Excel 2003 bạn phải chọn Options từ Menu Tools, và chọn thẻ Edit).

3. Sử dụng một danh sách động (Dynamic list):

Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách đã xác nhận nếu chúng ta không sử dụng tính năng tham chiếu trong Excel. Đối với Excel 2007 và 2010, khi chuyển đổi một danh sách đã có thành bảng rồi tạo một list mới liên kết qua bảng này. Khi đó, nếu người dùng thêm hoặc xóa dữ liệu từ bảng thì trong list cũng tự động thay đổi theo. 

Khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong cột L thì list N sẽ tự động cập nhật theo

Trước hết, bạn chọn vùng dữ liệu trên một cột đơn, sau đó vào thẻ Insert chọn biểu tượng Table từ nhóm Tables, trong cửa sổ create Table bạn đánh dấu kiểm trước mục My table has headers và nhấnOK. Khi đó toàn bộ dữ liệu này đã chuyển thành bảng. Bây giờ bạn chọn một ô trống bất kỳ rồi vào thẻData và nhấn chọn Data Validation như trên, nhưng trong thẻSettings, đối với mục Allow bạn phải chọn List, click chuột vào ô Soucre và khoanh vùng dữ liệu là bảng đã tạo rồi nhấn OK, list vừa tạo sẽ giống như bạn sử dụng tính năng Filter.

  NGỌC ÂN

Nguồn: XHTT

Thêm kí hiệu đồng dạng, cung lượng giác và một số kí hiệu khác trong MathType 6.x

Bước 1: Tải phần mềm MathType 6.7 về máy (trong đó có bộ font dùng cho cách làm bên dưới)

Bước 2: Cài đặt phần mềm MathType (nếu máy đã có cài MathType rồi thì không cần làm bước này nữa).

Bước 3:Gỡ bỏ font Symbol, font MT Extra và toàn bộ các font có tên bắt đầu bằng chữ Euclid... có trong máy, cụ thể cách làm như sau:

• Vào Start --> Control Panel -->Fonts hoặc và thư Fonts trong thư mục ..\Windows

• Tìm đến các font có tên như đã nói ở trên để ra lệnh Delete nó

Bước 4: Cài đặt lại các font có trong phần mềm MathType đã tải được ở bước 1.

Bước 5: Tạo nút lệnh để sau này gõ công thức có dấu cung lượng giác.

• Tạo 1 nút có thêm ký hiệu phía trên

• Insert ký hiệu symbol đặc biệt (dấu cung LG) lấy từ font Euclid vào ô phía trên đã nói

• Dùng chuột kéo thả ký hiệu vào thanh công cụ để có được nút lệnh mới

Bước 6: Tạo nút lệnh để sau này gõ công thức có dấu đồng dạng.

• Insert ký hiệu đồng dạng lấy từ font Euclid
• Gõ thêm 1 dấu cách phía trước và 1 dấu cách phía sau ký hiệu đồng dạng
• Dùng chuột kéo thả ký hiệu vào thanh công cụ để có được nút lệnh mới

Bước 7: Sử dụng.

Tải bộ cài đặt: MathType v6.7 + Key + Add Tools

Trong bộ cài đó có Fonts hỗ trợ các kí hiệu, có hướng dẫn cài đặt chi tiết, các phím tắt trong MathType và tài hiệu một số thủ thuật khác.

Chúc thành công

Lê Văn Chuyên

10 tiện ích hay cho Office 2007 và 2010

Các tiện ích hỗ trợ (add in) cho phép người dùng có thể nâng cao hiệu quả thực hiện, tối ưu hóa các bước thực hiện,… trong các ứng dụng văn phòng, như Word, Excel, Power Point. Dưới đây là những tiện ích khá hay mà người dùng không muốn bỏ lỡ.

1. Bộ máy tìm kiếm Everything

Dù Office 2007 và 2010 đã cải tiến khả năng tìm kiếm nhưng bạn vẫn muốn thêm tiện ích Everything. Đây không phải là các add-in truyền thống mà là một công cụ quản trị. Công cụ này xác định vị trí các tệp tin và thư mục bằng tên tệp tin. Người dùng gõ vào một chuỗi tìm kiếm, Everything ngay lập tức hiển thị một danh sách các tệp tin và thư mục cần tìm. Kết quả tìm kiếm được trả về ngay lập (thời gian thực) đối với cả các loại máy tính thông thường nhất.

Ưu điểm của bộ máy tìm kiếm Everything trên Office là có dung lượng tệp tin cài đặt nhỏ, giao diện người dùng đơn giản và rõ ràng, chiếm ít tài nguyên của máy và tìm kiếm rất nhanh.

2. E-mail Follow-up

E-mail Follow-up là một add-in dành cho ứng dụng Microsoft Outlook. Chúng cho phép người dùng gửi theo thư điện tử (email) một tin nhắn nếu thư phản hồi không nhận được trong một khoảng thời gian cụ thể. E-mail Follow-up sẽ theo dõi các tin nhắn và hiển thị một cảnh báo khi không nhận được phản hồi của lá thư đã gửi đi. Add-in này dành cho Outlook cũng cho phép người dùng gửi một tin nhắn tiếp theo sử dụng một mẫu sẵn có để nhắc nhở người nhận về việc chưa có thư phản hồi.

3. More Add-in

More Add-in cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng ẩn các văn bản Word bằng cách tạo ra các mục có thể đóng lại. Bất cứ ai tạo ra các tài liệu dài sẽ cảm thấy tiện ích này thực sự hữu ích. Mặt khác, người dùng có thể ẩn các ghi chú hay bất cứ loại nội dung gì khi không muốn cho người khác biết được.

4. FreeFileViewer

FreeFileViewer cho phép người dùng xem một lượng lớn các định dạng. Do đó, người dùng chỉ cần một chương trình duy nhất để xem mọi định dạng tệp tin. Sử dụng FreeFileViewer, bạn có thể đọc được các tệp tin PDF, Word, Excel,… thậm chí có thể chơi các tệp tin nhạc.

5. ASAP Utilities

Chương trình Excel của Microsoft đã rất quen thuộc với người làm văn phòng và tính toán số liệu. Tuy nhiên, để tận dụng hết các tính năng của Excel thì không dễ, đặc biệt với các tính năng yêu cầu bạn kết hợp nhiều công thức và macro. Tuy nhiên, ASAP Utilities là tiện ích tuyệt vời cho cả những người dùng thường xuyên và không thường xuyên sử dụng Excel. Đối với người dùng thường xuyên, ứng dụng này cung cấp một giao diện dễ sử dụng, hiệu quả hơn nhiều so với Excel. Còn người dùng không thường xuyên sẽ dựa trên giao diện đó để tìm và thực hiện các phép tính dễ dàng hơn. Hơn nữa, ASAP Utilities còn bổ sung thêm cho Excel của bạn một số hàm mới tiện dụng cho công việc tính toán của mình. Ví dụ như hàm ASAPFullFileName, ASAPCountShades, ASAPStripNumbers,…

6. Proposal Pack Wizard

Nếu bạn quản lý một lượng lớn tài liệu kinh doanh thì nên áp dụng tiện ích này trên ứng dụng Word. Sử dụng công nghệ hợp nhất, Proposal Pack Wizard cho phép bạn nhanh chóng tập hợp các tài liệu. Chúng tự động tạo ra nhiều loại đề xuất kinh doanh, hợp đồng và các tài liệu khác, bao gồm doanh số bán sản phẩm, dịch vụ bán hàng, kế hoạch kinh doanh,…Chúng có hơn 800 mẫu và 1.300 trang văn bản mẫu để người dùng lựa chọn sử dụng luôn.

7. VisualBee

Tiện ích VisualBee cho phép người dùng nâng cao một bài thuyết trình hiện có. Khi bạn chạy VisualBee, chúng sẽ phân tích cấu trúc và văn bản của bài thuyết trình và cố gắng cải thiện những gì người dùng có thể làm theo cách riêng của mình. Người dùng còn có thể tải về một ngân hàng hình ảnh có giá trị để phục vụ cho các bài thuyết trình sống động hơn.

8. iSpring Pro

Tiện ích iSpring Pro chuyển một bài thuyết trình PowerPoint thành một bài thuyết trình trực tuyến dạng Flash (các tệp tin đuôi .swf). Chúng chuyển mọi thứ trong bài thuyết trình như hình ảnh hoạt hình, video, âm thanh,…một cách chính xác. iSpring Pro hoạt động rất nhanh và không yêu cầu nhiều kiến thức chuyên môn của người dùng.

9. Pop-up Excel Calendar

Pop-up Excel Calendar cho phép bạn chèn và cấu hình một điều khiển giá trị ngày mà không phải viết mã. Đây là một tiện ích hay cho ứng dụng Excel. Chúng cho phép người dùng chọn một giá trị ngày từ lịch để mở ra (pop-up) vào thời điểm khi bạn cần nhập giá trị ngày trên bảng tính Excel. Đơn giản, chỉ kích vào tab Pop-up Calendar trên giao diện Ribbon, chèn lịch, kiểm tra một vài thiết lập và bạn có thể thực hiện việc chèn giá trị ngày.

10. Fuzzy Duplicate Finder dành cho Microsoft Excel

Fuzzy Duplicate Finder hoạt động cùng với các phiên bản Excel 2000 tới 2007. Chúng hỗ trợ bạn tìm tất cả các lỗi trên bảng tính, chẳng hạn như lỗi chính tả, các từ viết sai và hỗ trợ người dùng xử lý những gì tiện ích này tìm thấy. Đây là một công cụ hữu ích và chiếm ít dung lượng khi cài đặt.

Theo VnMedia (Cnet)

“Viết mật thư” với Microsoft Word

Có rất nhiều cách để bảo vệ nội dung bên trong 1 file văn bản. Cách đơn giản nhất là đặt mật khẩu truy cập đối với file đó và chỉ những ai có mật khẩu thì mới được phép xem nội dung bên trong nó.Tuy nhiên với cách làm này, hẳn những người tò mò sẽ đặt ra câu hỏi liệu bên trong chứa nội dung gì mà phải đặt mật khẩu bảo vệ?
Vậy phải làm sao để dấu đi những nội dung quan trọng, mà lại không phải gây sự chú ý của người khác bằng hộp thoại yêu cầu mật khẩu, nghĩa là vẫn cho phép người khác xem nội dung, nhưnng những nội dung quan trọng thì không hề có 1 dấu vết gì, giống như chúng chưa từng tồn tại?
Word 2007 có một đặc tính rất tuyệt đó là bạn hoàn toàn có thể ẩn bất cứ đoạn nội dung nào trong tài liệu mà bạn muốn. Khi bạn ẩn nội dung đó đi, như thể là những nội dung đó chưa bao giờ tồn tại vậy, lúc đó các khoảng trống của các đoạn nội dung cũng sẽ bị loại bỏ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm thế nào để ẩn nội dung trong Word, làm cách nào để xem nội dung ẩn và đảm bảo không một ai khác có thể xem được nó.
Dấu nội dung file trong Word (cách thức này có thể tiến hành trên các phiên bản Word 2000 trở lên)
- Đầu tiên mở bất cứ tài liệu nào mà bạn muốn giấu nội dung trong tài liệu đó. Dưới đây là đoạn văn bản trước khi giấu nội dung.
- Bôi đen đoạn text mà bạn muốn ẩn và sau đó kích chuột phải chọn Font.

- Trong hộp thoại Font, đánh dấu vào Hidden trong mục Effects.

- Kích vào OK, đoạn nội dung của bạn bây giờ đã được ẩn đi. Mọi dấu vết của đoạn nội dung được ẩn hoàn toàn bị xóa bỏ kể cả đoạn trống.
Xem nội dung ẩn trong Word
Việc xem nội dung ẩn trong Word cũng khá dễ dàng. Bạn nhấn Ctrl+A để bôi đen nội dung trong toàn bộ file word và sau đó kích chuột phải và chọn mục Font một lần nữa. Bây giờ bạn sẽ thấy ô vuông Hidden đã được đánh dấu, nhưng thay vì dấu tích thì bây giờ nó được bôi xanh toàn ô.

Kích vào đó, nó sẽ đổi thành dấu tích màu xanh, lúc đó thì toàn bộ nội dung văn bản đã được ẩn. Bây giờ, kích vào đó một lần nữa để loại bỏ dấu tích này, điều đó có nghĩa là giờ đây văn bản không có một đoạn nào bị ẩn đi nữa.
Sử dụng chức năng bảo vệ nội dung Ẩn (chỉ áp đụng đối với Microsft Word 2007)
Như bạn thấy, đoạn văn bản bị ẩn lúc đầu giờ đã có trở lại như cũ. Nhưng vấn đề đặt ra là làm thế nào để người khác không thể ẩn và xem các đoạn văn bản đã ẩn đi của bạn. Rất may là chúng ta có thể bảo vệ cho văn bản của mình mà không phải sợ một ai thay đổi định dạng hay sửa chửa nội dung của nó bằng cách thức hiện theo các bước dưới đây.
- Đầu tiên, kích vào tab Review trên thanh menu và chọn Protect Document. Sau đó chọn tiếp Restrict Formatting and Editing.

- Tiếp theo, bạn đánh dấu vào ô Limit formatting to a selection of styles và kích vào Settings.

- Cửa sổ Formatting Restriction hiện ra, đánh dấu vào mục formatting to a selection of styles một lần nữa và kích vào None để đảm bảo không có thứ gì có thể thay đổi trong các mẫu định dạng và kiểu cách trên file văn bản của bạn.

- Kích vào OK và sau đó đánh dấu tiếp vào ô Allow only this type of editing in the document để nó tự động ở chế độ No Changes (Không thể thay đổi).

- Cuối cùng kích vào Yes, Start Enforcing Protection và nhập password để bảo vệ cho tài liệu Word của bạn. Đảm bảo rằng password đó dài và đủ phức tạp để bảo vệ khỏi những hacker có thể tìm ra những password ngắn.
Bây giờ thì nội dung ẩn của bạn đã được an toàn và không một ai có thể xem trừ khi họ có được password của bạn. Cách đặt mật khẩu này khác với cách đặt mật khẩu nhắc đến ở đầu bài, đó là những nội dung chưa bị ẩn đi, người khác vẫn có thể xem được, mật khẩu này chỉ đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi nội dung và thuộc tính bên trong file văn bản mà thôi. Những người tò mò vẫn có thể xem được nội dung bình thường của file văn bản, nhưng những nội dung đã bị ẩn đi thì không cách nào xem được. Một cách dể “trêu tức” những kẻ tò mò khá hiệu quả.

Thủy Trần - Dân Trí

Cài đặt giao diện tiếng Việt cho Microsoft Office 2010

Rào cản ngôn ngữ là một nguyên nhân làm nhiều người ngại tìm hiểu về máy tính. Vì vậy, bên cạnh việc phát hành bản tiếng Anh, hãng Microsoft luôn có những gói ngôn ngữ dành cho các ngôn ngữ phổ biến khác như Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc…Đối với tiếng Việt thì thường được cung cấp sau. Hiện nay, tin vui cho những ai đang sử dụng Microsoft Office 2010 là phần mềm này đã được cung cấp gói ngôn ngữ tiếng Việt.

Bạn vào địa chỉ tại đây rồi chọn phiên bản Microsoft Office 2010 để tải gói ngôn ngữ về, nếu dùng bản 32bit thì bạn tải tập tin LanguageInterfacePack_x86_vi-vn.exe, dung lượng 16.7 MB, tập tin LanguageInterfacePack_x64_vi-vn.exe dùng cho bản 64bit. Bạn cũng nên tải tập tin O14LipHelp_vi-vn.chm về vì đây là hướng dẫn sử dụng Microsoft Office 2010 bằng tiếng Việt của Microsoft, tuy không hoàn chỉnh nhưng vẫn có những thông tin rất bổ ích cho bạn.

Sau khi cài đặt gói ngôn ngữ xong, bạn khởi động lại Windows thì toàn bộ các ứng dụng Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010, Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft OneNote 2010, Microsoft Outlook 2010 và Microsoft Office InfoPath 2010 đều chuyển sang giao diện tiếng Việt. Dưới đây là vài hình ảnh tượng trưng về giao diện tiếng Việt của Microsoft Office 2010.

Giao diện tiếng Việt của Microsoft Word 2010

Giao diện tiếng Việt của Microsoft Excel 2010

Giao diện tiếng Việt của Microsoft Outlook 2010

Theo XHTT

Hướng dẫn chuyển đổi định dạng bảng trong Word 2010 thành text

Bạn có biết rằng trong Word 2010 có 1 tính năng cơ bản cho phép người sử dụng dễ dàng chuyển đổi dữ liệu định dạng Table thành Text? Trước tiên, click chuột vào bất cứ nơi nào trong bảng, và chọn biểu tượng nhỏ ở phía trên góc trái như hình sau:

Chọn thẻ thẻ Layout và Convert to text:

Cửa sổ tiếp theo hiển thị, các bạn có thể chọn định dạng hiển thị trên vùng text. Có 3 lựa chọn mặc định Paragraph marks, Tabs và Semicolons, hoặc những biểu tượng khác trong mục Other:

Và kết quả của chúng ta sẽ trông giống như sau:

Sau đây là video hướng dẫn cụ thể:

Chúc các bạn thành công!

T.Anh (theo groovyPost) - Quản trị mạng

“Đóng gói” tập tin Excel

Nhiều bạn đọc có yêu cầu “bảo mật” đối với những tập tin Excel giải quyết những bài toán của riêng mình để có thể “phân phối” chuyên nghiệp. Bài viết sẽ trình bày các bước cách thức “đóng gói” và tạo giao diện như một phần mềm bằng ngôn ngữ VB và người dùng phải cài đặt hoặc điền CD key khi mở tập tin.

1. Trong file Excel, bạn có thể viết một số đoạn code bằng ngôn ngữ VBA để xử lý dữ liệu trong file Excel hiện hành (và các file Excel khác nếu muốn). Các đoạn code VBA này sẽ truy xuất dữ liệu của file Excel thông qua mô hình hướng đối tượng.

Thí dụ bạn có thể dùng các đối tượng ActiveWorkbook, Workbooks(<tên>) để truy xuất workbook hiện hành hay workbook với tên xác định, hay các đối tượng ActiveSheet hay Sheets(<tên>) để truy xuất worksheet hiện hành hay worksheet với tên xác định. Thí dụ thủ tục CreateSheet sau đây sẽ tạo 1 worksheet mới (trong workbook hiện hành) có tên là "YourSheet", rồi tự động nhập thông tin tọa độ của từng cell trong vùng cell từ A1 tới D10:

Sub CreateSheet()
Dim rg As Range
Dim row As Integer, col As Integer
'tạo worksheet mới
Sheets.Add
'đặt tên cho worksheet mới
ActiveSheet.Name = "YourSheet"
'thiết lập vùng cell cần xử lý
Set rg = Range("A1:D10")
'nhập thông tin tọa độ cho từng cell
'duyệt theo hàng
For row = 1 To 10
'duyệt theo cột
For col = 1 To 4
rg.Cells(row, col).Value = "(" & row & "," & col & ")"
Next col
Next row
'lưu kết quả lên file
ActiveWorkbook.SaveAs "c:\YourWB.xls"
End Sub

Thật ra các đối tượng ActiveWorkbook, Workbooks, ActiveSheet hay Sheets được truy xuất trong thủ tục trên chỉ là đối tượng con của đối tượng Application, đối tượng Application miêu tả ứng dụng Excel đang chạy. Do đó nếu muốn dùng đường dẫn tuyệt đối để truy xuất các đối tượng, thủ tục CreateSheet() trên có thể được viết lại như sau:

Sub CreateSheet()
Dim rg As Range
Dim row As Integer, col As Integer
'tạo worksheet mới
Application.Sheets.Add
'đặt tên cho worksheet mới
Application.ActiveSheet.Name = "YourSheet"
'thiết lập vùng cell cần xử lý
Set rg = Range("A1:D10")
'nhập thông tin tọa độ cho từng cell
'duyệt theo hàng
For row = 1 To 10
'duyệt theo cột
For col = 1 To 4
rg.Cells(row, col).Value = "(" & row & "," & col & ")"
Next col
Next row
'lưu kết quả lên file
Application.ActiveWorkbook.SaveAs "c:\YourWB.xls"
End Sub

Bây giờ nếu muốn chuyển các đoạn code VBA đã chạy tốt trong file Excel thành ứng dụng VB 6.0 độc lập, bạn cần thực hiện một số công việc sau:

- Sử dụng thư viện "Microsoft Excel x.0 Object Library" chứa các đối tượng Excel.Application, ActiveWorkbook, Workbooks, ActiveSheet, Sheets… trong Project quản lý ứng dụng VB 6.0 của bạn.

- Viết code khởi tạo đối tượng Excel.Application miêu tả ứng dụng Excel, trước khi sử dụng đối tượng này để truy xuất các đối tượng con của nó.

- Copy đoạn code VBA dùng các đối tượng bằng đường dẫn tuyệt đối đã chạy tốt vào đây.

- Sau khi xử lý dữ liệu của file Excel, viết code đóng đối tượng Excel.Application lại.

2. Muốn bảo vệ phần mềm bởi người dùng bất hợp pháp, bạn có thể viết thêm đoạn code kiểm tra password, chèn đoạn code này vào đầu phần mềm.

Để thấy rõ cách giải quyết các vấn đề vừa trình bày, chúng tôi xin giới thiệu qui trình điển hình để xây dựng 1 ứng dụng VB 6.0, nó sẽ yêu cầu người dùng nhập password, kiểm tra password nhập với password hợp pháp được lưu trong ứng dụng (hay trên file dữ liệu), nếu không đúng thì ứng dụng sẽ dừng, còn nếu đúng chương trình sẽ chạy tiếp. Chương trình gồm 1 form chính chứa 1 button Create, khi người dùng click chuột button này, ứng dụng sẽ chạy Excel, tạo 1 sheet mới có tên là "YourSheet", nhập tọa độ vào từng cell trong vùng cell từ A1 tới D10, lưu kết quả lên file "c:\YourWB.xls":

1. Chạy VB 6.0, khi cửa sổ New project hiển thị, chọn icon Standard EXE rồi button Open để tạo mới Project chứa Form đơn giản.

2. Chọn menu Project.Components để hiển thị cửa sổ Components, duyệt tìm và chọn thư viện có tên là Microsoft Excel x.0 Object Library rồi OK để thêm các đối tượng trong thư viện này vào ToolBox của Project hiện hành.

3. Vẽ 1 button vào form, thíết lập lại thuộc tính (Name)=btnCreate, thuộc tính Caption="Create".

4. Ấn kép chuột vào button vừa tạo để tạo thủ tục xử lý sự kiện click chuột vào button rồi viết code cho thủ tục này như sau:

Option Explicit
'khai báo hàm API cần dùng
Private Declare Sub ExitProcess Lib "kernel32" (ByVal uExitCode As Long)
'định nghĩa hằng miêu tả password đã mật mã
Const ENPASS = "zpvsqbtt"
'hàm mật mã chuỗi password đơn giản
Function Encryph(pass As String) As String
Dim bytes() As Byte
Dim str As String
Dim i As Integer
bytes = StrConv(pass, vbFromUnicode)
str = ""
For i = 0 To UBound(bytes)
str = str & Chr(bytes(i) + 1)
Next i
Encryph = str
End Function

'thủ tục khởi tạo form
Private Sub Form_Load()
Dim pass As String
'hiển thị form nhập password
frmPassword.Show vbModal
pass = frmPassword.txtPassword
Unload frmPassword
'kiểm tra password nhập
If ENPASS <> Encryph(pass) Then
'nếu sai thì dừng ứng dụng
ExitProcess (1)
End If
'nếu đúng thì chạy tiếp bình thường
End Sub

'thủ tục phục vụ click button Create
Private Sub btnCreate_Click()
'định nghĩa các biến cần dùng
Dim Application As Excel.Application
Dim WorkBook As Excel.WorkBook
Dim wksSheet As Excel.Worksheet
Dim rg As Range
Dim row As Integer, col As Integer
'tạo ứng dụng Excel
Set Application = New Excel.Application
'tạo workbook Excel
Set WorkBook = Application.Workbooks.Add

'đoạn code VBA đã có sẵn từ file Excel
'tạo worksheet mới
Application.Sheets.Add
'đặt tên cho worksheet mới
Application.ActiveSheet.Name = "YourSheet"
'thiết lập vùng cell cần xử lý
Set rg = Range("A1:D10")
'nhập thông tin tọa độ cho từng cell
'duyệt theo hàng
For row = 1 To 10
'duyệt theo cột
For col = 1 To 4
rg.Cells(row, col).Value = "(" & row & "," & col & ")"
Next col
Next row
'lưu kết quả lên file
Application.ActiveWorkbook.SaveAs "c:\YourWB.xls"

'dừng ứng dụng Excel
Application.Quit
Set Application = Nothing
End Sub

5. Dời chuột về cửa sổ Project (thường nằm ở phía trên phải của màn hình), ấn phải chuột vào mục Project (phần tử gốc của cây Project) để hiển thị menu chức năng. Chọn mục Add.Form để hiển thị cửa sổ tạo form, chọn icon Form rồi button Open để tạo 1 form trống mới. Thiết lập lại thuộc tính Caption="Nhập password sử dụng", thuộc tính (Name)=frmPassword.

6. Vẽ 1 label, 1 textbox nhập password và 1 button OK vào form như hình vẽ:

Thiết lập thuộc tính (Name) cho TextBox là txtPassword, thuộc tính (Name) cho button là btnOK. Ấn kép chuột vào button OK để tạo thủ tục xử lý sự kiện click chuột trên button này rồi viết code cho thủ tục như sau :

Private Sub btnOk_Click()
Me.Visible = False
End Sub

7. Chọn menu File.Save Project As… để lưu Project lên đĩa.

8. Chọn menu Run.Start để chạy thử ứng dụng.

9. Khi ứng dụng chạy, form yêu cầu nhập password sẽ hiển thị, nếu người dùng nhập sai password qui định bởi ứng dụng, ứng dụng sẽ dừng. Nếu người dùng nhập đúng password thì form chính của ứng dụng sẽ hiển thị, lúc này nếu người dùng ấn vào button Create thì đoạn code tạo đối tượng Excel và xử lý dữ liệu sẽ chạy.

Theo PCWorld

Lưu ảnh trong file Word thành file riêng biệt

Giả sử ai đó gửi cho bạn một tài liệu Word có chứa rất nhiều ảnh, và bạn cần lưu lại những ảnh này thành những file ảnh riểng biệt trên máy tính của bạn vì một lí do nào đó mà người gửi tài liệu Word đó cho bạn không gửi những file ảnh đính kèm trong đó.
Một phương pháp thông thường mà chúng ta thường sử dụng là mở file Word đó ra rồi lựa chọn từng ảnh một, copy và paste ảnh vào một ứng dụng chỉnh sửa ảnh sau đó lưu ảnh lại thành một file riêng biệt. Điều này có nghĩa là nếu file Word của bạn chứa bao nhiêu ảnh thì bạn phải lặp lại những thao tác này bấy nhiêu lần. Nếu chỉ có một số ít ảnh trong file Word này thì việc thực hiện lặp đi lặp lại các thao tác này không có gì đáng ngại, nhưng nếu có quá nhiều ảnh trong đó thì sao? Chắc hẳn là không ai muốn làm như vậy cả.

Bài viết này sẽ giới thiệu tới cho các bạn một phương pháp khác để lọc ảnh từ Word qua một số thao tác đơn giản và tất nhiên rất nhanh chóng. Nếu đang sử dụng phiên bản Microsoft Word 2000, 2002/XP hay Word 2003) bạn chỉ cần lưu file word chứa ảnh dưới dạng trang web, còn nếu sử dụng bản Word 2007 thì bạn chỉ cần unzip file Word này.

Lưu dưới dạng trang Web

Phương pháp này áp dụng cho phiên bản Word 2000, Word 2002/XP, và Word 2003.

• Trước tiên bạn hãy mở file này trong ứng dụng Word.
• Vào menu File chọn Save As.
• Lựa chọn địa chỉ lưu file.
• Lựa chọn Web Page (*html, *htm) trong menu thả xuống của Save as type (hình 1).
• Sau đó click Save.

Hình 1: Lưu file word dưới dạng Web Page.

Khi lưu tài liệu word dưới dạng một trang web, Word sẽ tạo một file .htm và một folder chứa những ảnh được nhúng trong file .htm đó (hình 2).

Hình 2: Hai file được tạo sau khi lưu tài liệu word dưới dạng Web Page.

Word mặc định lưu những file hỗ trợ vào một folder con trong cùng vị trí với file .htm. Bạn có thể chỉ định cho Word lưu những file trong thư mục con này vào cùng vị trí với file .htm thay vì lưu vào folder bằng cách thay đổi cài đặt trên cửa sổ Web Options.

File .htm này sẽ chứa những đoạn văn bản của tài liệu, thông tin định dạng, thuộc tính, ảnh tham chiếu, … Khi mở file .htm này trong một trình soạnn thảo HTML bạn sẽ thấy những mã mà Word tạo ra. Như đã nói ở trên, folder chứa những ảnh nhúng trong tài liệu Word và một file filelist.xml được thể thiện trong hình 3.

Hình 3: Folder chứa ảnh nhúng và file .xml.

Nếu những ảnh nhúng đã được thay đổi kích cỡ trong Word thì folder này sẽ chứa cả ảnh gốc và một bản sao đã thay đổi kích thước của những ảnh này. Word sẽ giữ lại định dạng ban đầu của những file ảnh này (như .jpg, .png, …) nhưng sẽ không giữ lại tên ban đầu của file. Word đổi tên file theo thứ tự tăng dần bắt đầu từ ảnh đầu tiên trong tài liệu. Mỗi ảnh ban đầu sẽ được theo sau bởi một bản sao đã được thay đổi kích thước nếu có.

Tùy thuộc vào những cài đặt trong Web Options, Word có thể tự động tạo ra một ảnh đã được thay đổi kích thước khi bạn lưu file này như một trang Web. Word cũng có thể chuyển đổi định dạng ảnh sang .gif. Ví dụ nếu không chỉ định cho Word sử dụng định dạng ảnh .png trong Web Options và bạn chèn một file .png vào tài liệu thì những file hỗ trợ sẽ chứa cả cả file ảnh gốc và một bản sao đã được thay đổi kích thước và định dạng. Giờ đây bạn đã có thể copy những file ảnh này sang một vị trí khác.

Lưu ý: Nếu bạn chỉ muốn lấy những file ảnh trong tài liêu Word (nghĩa là những file có thể đã được thay đổi) thì bạn hãy chọn Web Page, Filtered (*.htm, *.html) trong danh sách thả xuống thay vì lựa chọn Web Page (*.htm, *.html).

Unzip file .docx

Trong Word 2007, Microsoft giới thiệu một định dạng file mới nền tảng XML là .docx. ĐỊnh dạng này là một ZIP Container, chứa nhiều file XML và mọi ảnh nhúng. Để truy cập vào những ảnh nhúng trong file .docx bạn hãy thực hiện các thao tác sau:

• Nếu file này chưa phải là một file .docx (chưa được định dạng .docx) thì bạn hãy mở nó Word 2007 sau đó lưu file dưới dạng Word Document (*.docx).

• Thay đổi phần mở rộng file trên file gốc từ .docx sang .zip (hình 4).

Hình 4: Chuyển đổi đuôi .docx sang .zip.

• Sau đó sử dụng ứng dụng ZIP để mở file .zip này, khi đó những file ảnh sẽ được hiển thị trên đầu danh sách (hình 5).

Hình 5: Sử dụng ứng dụng ZIP mở file .zip

Và bạn đã có thể copy những file ảnh này vào vị trí mong muốn.

Ưu điểm của Office 2010 so với Office 2007

Tuy giao diện của Office 2010 có màu sắc và các biểu tượng không được sắc nét như Office 2007 nhưng chúng lại được bố trí một cách rõ ràng, trực quan hơn cho người dùng cũng như bổ sung nhiều tính năng mới khá hữu ích.

Cập nhật giao diện Ribbon từ Office 2007

Office 2010 tiếp tục cải tiến hệ thống menu giao diện Ribbon của Office 2007 với khả năng trực quan hơn. Office 2010 bổ sung thêm một tab File thay cho nút biểu tượng Windows như trong Office 2007. Các chức năng trong menu File của Office 2010 có gì mới?

Cung cấp đủ thông tin: Hệ thống menu Home sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin chi tiết về việc chỉnh sửa, tác giả, kích thước tệp tin cũng như chức năng Permissions để bảo vệ tài liệu không cho người khác có thể mở, chỉnh sửa tài liệu đó.

Tạo giao diện Ribbon tùy biến: Những cải tiến trên giao diện Ribbon nâng cao cho phép người dùng truy cập nhanh tới các câu lệnh và có thể tùy biến các tab để tạo ra phong cách riêng của bạn. Để tạo giao diện Ribbon tùy biến, người dùng kích vào File/Options/ Customize Ribbon.

In đơn giản hơn: Microsoft Word 2010 chỉnh sửa hoàn toàn hộp thoại Print cho phép người dùng có thể nhìn thấy một cách trực quan những thay đổi về cách bố trí trang in, các thiết lập,…

Người dùng sẽ nhìn thấy ngay những thay đổi tệp tin (bên phải) diễn ra song song khi bạn thực hiện những thiết lập ở khung bên trái.

Tạo file PDF chỉ bằng một cú kích chuột: Không giống Office 2007, Office 2010 không phải cài thêm bất cứ tiện ích hỗ trợ nào mà vẫn có thể lưu tài liệu dưới định dạng PDF chỉ bằng một cú kích chuột. Để thực hiện vào File/Save&Send/Create PDF/XPS Document.

Như vậy, Menu mới trở nên đơn giản và rõ ràng hơn so với Office 2007.

Bổ sung chức năng xem trước tài liệu trước khi thực hiện cắt/dán: Tức là trước khi thực hiện chức năng copy/cắt rồi dán một đoạn tài liệu, người dùng sẽ nhìn thấy trước sự thay đổi nếu lựa chọn dán đoạn tài liệu đó. Paste Options cung cấp 3 lựa chọn Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng gốc), Merge Formatting (giữ nguyên gốc nhưng theo định dạng đích đến), Keep only Text (chỉ lấy phần chữ).

Cải thiện các tính năng chỉnh sửa đa phương tiện

Các công cụ chỉnh sửa hình ảnh đã được cải thiện hơn so với Office 2007 theo kiểu trực quan hơn. Tức là các hiệu ứng được hiện luôn trên một cửa sổ nhỏ cho người dùng lựa chọn. Chẳng hạn như Office 2010 được bổ sung thêm tính năng Artistic Effects (hiệu ứng mang tính nghệ thuật), Corrections (cải thiện độ sáng, độ tương phản, sắc nét của hình ảnh), cho phép người dùng nhìn thấy cửa sổ nhỏ hình ảnh thay đổi qua hiệu ứng để có thể so sánh và lựa chọn dễ dàng.

Tính năng Artistic Effects.

Office 2010 cung cấp một loạt các lựa chọn thiết kế để hỗ trợ người dùng có thể đưa ra các ý tưởng tốt hơn. Chúng gồm các công cụ định dạng hình ảnh cải tiến như cân bằng hình ảnh và hiệu ứng nghệ thuật, cho phép người dùng chuyển đổi hình ảnh trên tài liệu thành một công việc nghệ thuật. Office 2010 cung cấp các bố trí đồ họa thông minh SmartArt mới và có sẵn nhiều Theme Office phong phú để giúp cho công việc thiết kế trên Word dễ dàng hơn.

Ngoài ra, Microsoft đã nâng cao các lựa chọn chỉnh sửa đa phương tiện, đặc biệt là chỉnh sửa hình ảnh. Trong Office 2010, người dùng dễ dàng tìm thấy công cụ chụp toàn màn hình ngay trên thanh công cụ (vào Insert sẽ thấy ngay Screenshot để chụp toàn màn hình), thậm chí người dùng có thể loại bỏ hình nền của hình ảnh vừa chèn trên tài liệu, bằng cách kích vào Remove Background (nằm bên trái thanh công cụ).

Ngoài ra, ứng dụng trình chiếu Microsoft PowerPoint cho phép người dùng có thể nhúng và chỉnh sửa video ngay trên bài thuyết trình, cùng các hiệu ứng trình chiếu 3D chuyên nghiệp.

Vì vậy, với Office 2010, người dùng sẽ làm được nhiều việc hơn mà không phải nhờ đến trình chỉnh sửa ảnh chuyên nghiệp như Photoshop.

Trình chiếu Broadcast trong PowerPoint

Đây là một trong những tính năng mới thú vị nhất của PowerPoint 2010. Người dùng có thể phát trực tiếp các bài thuyết trình PowerPoint qua web và bất cứ ai ở bất cứ nơi đâu trên thế giới cũng có thể kết nối tới trình duyệt web đó.

Phát các trang slide như một video

Trong PowerPoint 2010, người dùng có thể chuyển các slide thuyết trình thành một tệp tin video và có thể đưa chúng lên trang chia sẻ trực tuyến YouTube hoặc thiết bị đa phương tiện di động như iPod. Hơn nữa, người dùng có thể tạo ra các hình nền khác nhau trên video đó.

Các thiết lập bảo mật mạnh mẽ hơn

Office 2010 cải thiện so với Office 2007 về cả các thiết lập tác giả, quyền hạn chỉnh sửa và chế độ bảo mật. Tức là, khi người dùng tải một tài liệu từ trên Internet và mở chúng, Word 2010 sẽ mở trong chế độ bảo vệ “Protected mode“. Điều này sẽ ngăn không cho người dùng chỉnh sửa tài liệu trừ khi kích vào nút Enable Editing.

Hoặc vào File/Options/ Trust Center để bật chức năng chỉnh sửa.

Tính năng Quick Steps trong Outlook

Ứng dụng Microsoft Outlook được bổ sung thêm tính năng mới Quick Steps. Với tính năng này, người dùng có thể tạo ra một chuỗi câu lệnh và áp dụng chúng vào các mục của Outlook chỉ bằng một cú kích chuột. Chẳng hạn như, người dùng sử dụng Quick Steps cho chức năng Reply&Delete, chúng sẽ xóa email khỏi hộp thư Inbox sau khi trả lời.

Tạo biểu đồ thu nhỏ trong Excel 2010

Điểm nổi bật của Excel 2010 chính là bổ sung thêm chức năng Sparkline cho phép tạo ra các biểu đồ thu nhỏ ngay trong các ô bảng tính. Điều này cho phép người dùng dễ dàng theo dõi các xu hướng cũng như phân tích dữ liệu mới một cách trực quan hơn ngay trên Excel.

Chẳng hạn người dùng nhập liệu, sau đó chọn vào dạng biểu đồ trong Sparkline, loại biểu đồ đó sẽ thể hiện các con số trong bảng tính.