4 cách đơn giản để bảo mật Email

Bên ngoài Facebook, chắc chắn sẽ không có không gian online nào mang tính cá nhân hơn hòm thư email. Hiện email có số lượng người sử dụng rất lớn và được dự đoán sẽ đạt con số 1,6 tỉ người dùng email trong năm 2011. Chính vì vậy việc bảo vệ an toàn cho hòm thư email là điều hết sức cần thiết, đặc biệt khi các giao thức sử dụng lại tương đối cũ so với các mối đe dọa bảo mật trực tuyến ngày càng tinh vi.

Việc hack địa chỉ email của ai đó là một việc rất thú vị đối với các loại hình tội phạm thông tin cá nhân. Thứ rõ ràng nhất mà những hacker này muốn là tăng truy cập vào các cuộc chuyện trò riêng tư, lấy trộm các dữ liệu và thông tin cá nhân nhạy cảm. Bên cạnh đó hacker cũng có thể xóa các tin nhắn với ý đồ muốn phá hủy các thông tin có giá trị.

Với những người dùng online thông thường, mối đe dọa nghiêm trọng nhất khi email bị hack là tội phạm có thể sử dụng tài khoản của họ nhằm tìm kiếm chìa khóa để mở các tài khoản trực tuyến khác, chẳng hạn như các dịch vụ tài chính Banking và PayPal. Nhiều website có các portal đăng nhập an toàn, cho phép người dùng có thể lấy lại được username hoặc password bị quên. Khi các site này gửi thông tin đó đến tài khoản email đã được đăng ký của bạn, nó được cho là chỉ mình bạn có thể truy cập vào tài khoản đó. Một hacker đã hack được tài khoản email nào đó sẽ có thể tăng truy nhập trực tiếp đến nhiều thứ từ tài khoản Facebook đến các tài khoản đầu tư, banking và các tiện ích khác.

Có bốn bài học trong việc bảo vệ an toàn email có thể giúp các doanh nghiệp và các cá nhân sử dụng email có thể tránh được các tấn công:

1. Chia “trứng” vào nhiều giỏ

Nên biết rằng các địa chỉ email thường được cung cấp miễn phí, chính vì vậy hãy làm giảm rủi ro của bạn bằng cách trải rộng sự phơi bày hòm thư của bạn. Cho ví dụ, sử dụng một địa chỉ email riêng cho công việc, một email riêng cho cá nhân sẽ giữ được các thông tin nhạy cảm khi hacker có thể đột nhập vào tài khoản cá nhân của bạn.

Tốt hơn nữa, bạn có thể sử dụng các địa chỉ email riêng biệt cho các tài khoản đăng ký trên các website an toàn và không an toàn. Một số được sử dụng cho việc đăng ký trên hàng tá website, một số liên quan đến các thông tin nhạy cảm giống như banking, còn số khác được sử dụng cho các cộng đồng. Việc sử dụng tài khoản email khác cho các site an toàn sẽ ngăn chặn việc hacker giả mạo bạn để tăng truy nhập vào các site này nếu chúng đã hack được tài khoản mà bạn sử dụng cho các site nhàn rỗi.

Các bộ đọc email, gồm có Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird và Apple Mail có thể được cấu hình nhằm kiểm tra đồng thời nhiều tài khoản (gồm có Gmail) để tối thiểu hóa sự bất tiện trong việc phải mở nhiều tab trên các tài khoản khác nhau.

2. Chống lại những phần mềm đánh hơi (sniffer)

Theo cách nói của hacker, các phần mềm đánh hơi (sniffer) chính là kiểu phần mềm có thể thông dịch dữ liệu di chuyển trong mạng. Phụ thuộc vào mức độ an toàn của mạng mà nó có thể đánh hơi các kết nối không dây và chạy dây. Việc đánh hơn có thể cự kỳ hữu dụng cho việc tìm kiếm ra các thông tin mật khẩu và đăng nhập khi nó được truyền tải trong mạng.

Cách tốt nhất để tránh lại việc đánh hơi dữ liệu này là mã hóa – bằng cách này, tất cả những gì hacker thấy sẽ trở nên vô dụng. Khi sử dụng email, có một vài lớp nên xem xét:

Webmail: Khi đọc email bằng sử dụng giao diện web, chẳng hạn như Gmail, Yahoo Mail, hoặc bộ đọc webmail của nhà cung cấp dịch vụ của bạn, cần sử dụng kết nối HTTPS thay vì HTTP. Google gần đây đã nâng cấp bảo mật cho Gmail bằng cách sử dụng HTTPS làm kiểu kết nối mặc định.

Khi truy cập vào webmail, hãy quan sát URL trong thanh bar địa chỉ và kiểm tra xem nó bắt đầu bằng https:// hay không. Nhiều trình duyệt cũng hiển thị một biểu tượng cái khóa khi kết nối đến site an toàn, chẳng hạn như các site mua sắm trực tuyến hoặc ngân hàng. Nếu webmail không sử dụng https, khi đó bạn cần tự nhập các ký tự này; nếu sau khi nhập, vẫn không thể truy cập được website cần vào, điều đó có nghĩa nhà cung cấp của bạn không hỗ trợ kết nối an toàn, khi đó cần lưu ý trước khi thực hiện tiếp: việc sử dụng webmail qua kết nối HTTP đơn giản sẽ dễ bị lộ các thông tin đăng nhập và nội dung thư trước các phần mềm đánh hơi trong mạng.

Máy khách email: Nếu sử dụng bộ đọc email, chẳng hạn như Outlook hoặc Apple Mail, khi đó bạn có thể cấu hình để kết nối an toàn cho các máy khách này. Khi cài đặt các tài khoản, bạn cần phải chọn kết nối POP hoặc IMAP – cả hai đều được thực heienj trong chế độ an toàn, đây là một tùy chọn trong cấu hình tài khoản.

Lưu ý rằng kết nối POP và IMAP chỉ mã hóa bản thân các dữ liệu đăng nhập - username và password – đến máy chủ email. Các giao thức này không mã hóa toàn bộ nội dung email.

Máy khách email của bạn cũng có thể cung cấp tùy chọn cho phép sử dụng TLS (Transport Layer Security). TLS về cơ bản tương đương như HTTPS, có nghĩa rằng nó sẽ mã hóa tất cả các dữ liệu truyền tải trong mạng (giữa máy chủ và máy khách). Một điều quan trọng cần lưu ý ở đây là TLS không mã hóa inbox – các thư trong inbox của bạn không được mã hóa và bất cứ ai khi truy cập vào tài khoản email của bạn đều có thể đọc được các thư. TLS chỉ mã hóa các thư trong quá trình truyền tải.

3. Lưu ý khi sử dụng webmail

Sự xuất hiện của các dịch vụ webmail, chẳng hạn như Gmail, Yahoo Mail và thậm chí Outlook Web Access, cho phép người dùng có thể sử dụng email một cách thuận tiện bất cứ nơi đây qua trình duyệt web. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng người dùng cần phải có một số lưu ý.

Khi sử dụng webmail trên các máy tính công, chẳng hạn như các máy tính tại thư viện hay trong ký túc xá (hoặc đơn giản chỉ duyệt trên máy tính của một ai đó), bạn cần tránh để xót lại các thông tin phía sau các máy tính này.

Cách phòng chống rõ rệt nhất là nhớ đăng xuất khỏi webmail trước khi rời đi khỏi máy tính. Những người thận trọng nhất trong số chúng ta cũng có thể quên bước đơn giản này, đặc biệt khi say mêm với những thứ như iPods và iPhones.

Tuy nhiên việc đăng xuất đơn giản này sẽ là không đủ để chống lại một hacker có nhiều kinh nghiệm. Một hacker tinh vi có thể sử dụng máy tính mà bạn vừa sử dụng, copy lưu ký trình duyệt và các cookies vào một ổ USB để thực hiện phân tích dữ liệu sau đó. Bất cứ thẻ hữu dụng nào hoặc các gợi ý nào đối với tài khoản webmail đều có thể được mang ra sử dụng. Tuy các bản ghi này có thể không có đủ các mật khẩu của bạn nhưng chúng cũng cung cấp đủ các thông tin để phục vụ cho điểm khởi đầu của một tấn công.

Đóng trình duyệt sau session làm việc là một ý tưởng tốt. Cách thức này có thể xóa bớt đi một số thông tin bản ghi. Tuy nhiên tốt hơn nữa, bạn có thể chuyển từ chế độ duyệt public sang chế độ private trước khi kết nối với webmail. Cần lưu ý không phải tất cả các trình duyệt web đều hỗ trợ chế độ duyệt riêng tư này và các chuyển sang chế độ này ở các trình duyệt là hoàn toàn khác nhau, do đó bạn nên xem hướng dẫn của chúng. Bạn cần nhớ thoát chế độ private khi thôi không sử dụng webmail, khi đó trình duyệt sẽ phá hủy tất cả các history hay cookies có liên quan với session làm việc của bạn.

4. Giữ hệ điều hành không bị tiêm nhiễm

Ở phần trên chúng ta vẫn chưa đề cập về mật khẩu tài khoản email. Rõ ràng độ dài hay kết hợp một số ký tự đặc biệt vào mật khẩu có thể giúp bạn an toàn hơn chút ít nhưng sẽ không có sự khác biệt gì nếu máy tính bị tiêm nhiễm malware.

Đây là một vấn đề lớn ngày nay – malware từ phần mềm bị tiêm nhiễm và từ các download có thể cài đặt các bộ keylogger hay một số kiểu phần mềm sniffer khác trên máy tính, từ đó các phần mềm này sẽ lấy được mật khẩu mà bạn nhập vào (hay lưu từ trước).

Vì vậy, cách phòng chống tốt nhất cho các mật khẩu email của bạn không nằm ở bản thân mật khẩu mà đúng hơn là cần phải giữ cho hệ điều hành của bạn khỏe mạnh, không bị tiêm nhiễm các phần mềm độc hại. Điều đó có nghĩa rằng bạn cần triển khai các bộ quét malware, chẳng hạn như Windows Defender, Windows Security Essentials, hoặc các công cụ của các hãng thứ ba như AVG, Avast, Spybot Search and Destroy, hay Malwarebytes, các phần mềm này sẽ giúp bạn giảm được cơ hội gây tiêm nhiễm từ malware đánh cắp mật khẩu.

Theo XHTT

Bảo vệ Gmail với 2 cấp mật khẩu (đăng nhập phải xác minh bằng điện thoại)

Google vừa cho ra mắt một tính năng mới , giúp bạn có thể bảo tài khoản của bạn một cách có thể nói là rất an toàn, nó được ví như là một “Pháo đài số ” . Với việc sử dụng tính năng này thì cho dù bạn bị đánh cắp mật khẩu cũng không lo bị người khác đọc thư và chiếm đoạt tài khoản Gmail.

Chỉ với 10 bước sau đây tài khoản của bạn sẽ được bảo đảm an toàn ngay cả khi bị đánh cắp mật khẩu.

Bước 1 :

Sau khi đăng nhập vào Gmail bạn cần phải vào phần cài đặt và chọn lại ngôn ngữ là tiếng anh

Chọn lại ngôn ngữ

Bước 2 :

Sau khi thay đổi lại ngôn ngữ, bạn vào lại phần Setting và chọn Accounts and Import tiếp theo là chon Other Google account settings

Chọn Other Google Account Settings

Bước 3 :

Sau khi chọn, trình duyệt sẽ đưa bạn sang một trang mới.  và chọn Using 2-step Vertification

Chọn Using 2-step Vertification

Bước 4:

Tiếp tục chọn Set up 2-step verification

Chọn Set up 2-step verification

Bước 5:

Trang web tiếp tục hiện ra và bạn hãy điền số điện thoại của mình vào và chọn dạng gửi code là SMS text . Tiếp tục bấm vào phần Send code, và đợt hệ thống gửi mã xác nhận tới máy di động của bạn và điền mã đó vào ô thứ 2 rồi chọn  Verify

Điền số điện thoại và xác nhận

Bước 6:

Khi trang web chuyển sang phần tiếp theo . Hệ thống hỏi bạn có muốn tạo code dự phòng không. Và bạn hãy chọn Next để tiếp tục

Bước 7:

Sau khi bấm vào Next . Hệ thống sẽ tạo cho mạn 10 mã số ngẫu nhiên , bạn hãy lưu hoặc in nó ra giấy .

Lưu mã hoặc in ra giấy

Bước 8:

Tiếp tục điền một số điện thoại khác vào để đề phòng khi điện thoại của bạn không liên lạc được hoặc bị mất. ( Nên chọn số máy bàn). Tiếp theo bạn chọn Automated voice message. Chọn Send code , Google sẽ tự động thực hiện một cuộc gọi đến máy bàn của bạn và đọc 5 số để xác nhận. Sau khi điền xong 5 số bạn hãy bấm vào Verify và tiếp tục bấm Next

Chọn máy bàn

Bước 9:

Một bảng thiết lập thành công , và bạn tiếp tục chọn NEXT

Thiết lập thành công

Bước 10:

Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị nút chức năng Turn on 2-step verification . Một bảng thông báo hiện ra hỏi bạn có muốn sử dụng chức năng này không. Thì bạn hãy bấm vào OK

Kích hoạt chức năng

Cuối cùng hệ thống sẽ đưa bạn sang trang đăng nhập. Sau khi đăng nhập hệ thống tiếp tục gửi 1 mã để xác minh qua điện thoại di động của bạn và hãy điền mã số đó vào .

Sau khi xác minh , trang web sẽ đưa bạn đến phần cấu hình cho tài khoản của bạn. Bao gồm số điện thoại và 10 mã ngẫu nhiên.

Cấu hình

Như vậy chỉ sau 10 bước làm đơn giản tài khoản của bạn đã được bảo vệ bằng hai lớp mật khẩu chắc chắn. Kẻ xâm nhập khó lòng mà nhăm nhe tài khoản của bạn cho dù kẻ đó biết mật khẩu của bạn là gì.

Chú ý

Nếu như bạn không nhận được tin nhắn SMS hoặc điện thoại hãy làm theo cách sau

Chọn Other ways to get a verification code

và một bảng thông báo nữa hiện ra. Bạn hãy lữa chọn cái nào thích hợp với mình nhất ( Nên sử dụng mã dự phòng)

Mã dự phòng

P/S etoanhoc: Sau khi cài đặt xong thì không thể đăng nhập tài khoản bằng phần mềm Windows Live Writer để viết bài cho Blog được

Nguồn Skynetvn.com

Gmail ra chức năng rút lại email đã gửi

Google ngày càng tỏ ra “tâm lý” khi liên tục tích hợp thêm những tính năng độc đáo trên các dịch vụ của họ. Lần này là rút lại một email đã gửi trên Gmail.

ảnh minh họa

“Đại gia’ tìm kiếm Google chuẩn gây thêm một sự ngạc nhiên cho thế giới công nghệ bằng việc tung ra “liều thuốc đặc trị” cho những người nghiện email. Các chuyên gia của trung tâm thí nghiệm Gmail (Gmail Labs) đang thử nghiệm một phương thức bắt buộc người dùng Gmail phải đứng dậy nghỉ ngơi 15’ bằng cách tạm khóa hoàn toàn đường truyền.

Trước đó, người dùng dịch vụ thư điện tử của hãng này đã có cơ hội thưởng thức tính năng “chống gửi email trong lúc say xỉn” bằng cách buộc người dùng phải giải một số phép toán đơn giản.

Với những người hay đãng trí, Gmail Labs cũng đưa ra dịch vụ “chống quên gửi file đính kèm” có tên là Forgotten Attachment Detector. Phương thức hoạt động của dịch vụ này khá đơn giản: một phần mềm được tích hợp sẵn trên Gmail sẽ tự động  quét qua toàn bộ nội dung bức email để ghi nhận có từ “attachment” (đính kèm) nào xuất hiện hay không. Nếu có và khi người dùng nhấn nút Send (gửi) mà không có file đính kèm, một hộp thoại tự động sẽ xuất hiện để hỏi lại người dùng có muốn đính kèm file hay không.

Ngày 19/3, các chuyên gia của Gmail Labs cũng vừa thông báo ra mắt tính năng rút lại thư đã gửi có tên là “Undo Send”. Trong khoảng thời gian 5 giây kể từ khi nhấn nút Send, chủ nhân của bức email có thể rút lại quyết định bằng việc bấm lại vào nút Undo Send.

Để sử dụng Undo Send, người dùng cần phải bật tính năng này lên trong phần Setting (Cài đặt) và khi nhấn vào nút Undo, bức email sẽ được thu hồi trở lại và đưa người dùng trở về với cửa sổ soạn thảo như ban đầu.

Michael Leggett – chuyên gia thiết kế và trải nghiệm người dùng của Gmail Labs cũng nhắc nhở rằng đó là cách duy nhất để lấy lại một bức thư điện tử nên người dùng phải suy nghĩ thật nhanh. Còn khi bức thư đã được gửi đi thành công, không còn cách nào để lấy lại.

Google đã phải đưa thêm tính năng này vào dịch vụ thư điện tử rất phổ biến của mình bởi một công trình nghiên cứu gần đây của hãng cho thấy có đến 87% các nhà quản lý hoặc lãnh đạo doanh nghiệp thừa nhận rằng  họ gửi lầm email hoặc một dạng tin nhắn điện tử nào đó.

Ngoài tính năng lấy lại thư, trong ngày 19/3, Google cũng ra mắt một số dịch vụ khác đi kèm với Gmail như khả năng xem trước các đoạn video hay các bức ảnh trên YouTube, Picasa hay Flickr ngay bên trong bức thư.

Theo Xã luận

Tạo 5 tài khoản ảo từ một tài khoản chính trong Hotmail

Người dùng Hotmail có thể tạo ra 5 địa chỉ email ảo và quản lý chúng từ một tài khoản chính duy nhất. Đây là tính năng bảo vệ định danh vừa được Microsoft bổ sung.

Tạo tài khoản ảo để bảo vệ tài khoản thật trong Hotmail. (Ảnh: WindowsLiveTeam Blog)

Tính năng miễn phí này có tên gọi là Alias (tạm dịch là Bí danh), đã được Microsoft triển khai áp dụng cho tất cả tài khoản Windows Live Hotmail trên toàn thế giới. Đây là một cải tiến tiên phong vượt qua mặt Gmail, đối thủ lớn nhất của Hotmail hiện nay và cũng là dịch vụ có nhiều tính năng hay mà Hotmail phải "học tập".

Hầu hết mỗi người dùng thường xuyên dùng Internet đều sử dụng từ hai đến ba địa chỉ email trở lên và điều này cũng gây ra nhiều sự phiền phức về quản lý tài khoản. Tuy phân chia các địa chỉ email để dùng cho nhu cầu phù hợp là điều cần thiết nhưng sự phiền phức lại gia tăng theo tỉ lệ thuận với số lượng tài khoản email mà mỗi người có được.

Tính năng Windows Live Hotmail Aliases sẽ giải quyết vấn đề này. Nó giúp tạo ra các địa chỉ email hoàn toàn khác mà bạn có thể dùng để nhận email vào trong tài khoản chính và điểm mấu chốt là không ai khác biết được tài khoản chính là gì.

Thực chất, Microsoft cung cấp cho người dùng khả năng tạo ra bức bình phong để ngăn chặn thư rác và bảo vệ định danh của người dùng khi trực tuyến hiệu quả hơn. Để đơn giản, bạn có một tài khoản Hotmail với địa chỉ quantrimang@live.com (hoặc @hotmail.com) nhưng lại không muốn để người khác biết được địa chỉ email thật này khi đăng ký trên các diễn đàn hay website, thế là bạn tạo thêm năm địa chỉ email "ảo" khác từ địa chỉ chính như quantrimang.com.vn@live.com. Nếu gửi email đến địa chỉ ảo thì sẽ được chuyển thẳng đến địa chỉ chính. Nhờ đó mà địa chỉ quantrimang@live.com luôn được an toàn trước các cỗ máy quét email để gửi thư rác hay một kẻ tọc mạch nào đó đang dòm ngó đến thông tin của bạn.

Hiện tại, Microsoft cho phép mỗi người dùng tạo ra 5 tài khoản ảo trong một năm và số lượng tối đa là 50 tài khoản ảo. Việc quản lý các tài khoản email ảo trong hộp thư của tài khoản chính cũng khá dễ dàng.

Cách tạo và quản lý email cho địa chỉ ảo

Để tạo địa chỉ email ảo mới từ địa chỉ chính, bạn nhấn vào đây rồi đặt một tên tài khoản cho địa chỉ ảo. Hiện có ba tùy chọn địa chỉ email ảo cho người dùng Hotmail tại Việt Nam là ten-email-ao@hotmail.com.vn hay *@hotmail.com và *@windowslive.com.

Tạo địa chỉ Hotmail ảo

Sau khi tạo địa chỉ email ảo, các email gửi đến địa chỉ này sẽ tự động chuyển vào hộp thư (inbox) của địa chỉ email chính. Bạn chỉ việc tìm kiếm trong inbox với từ khóa "to: ten-email-ao@hotmail.com.vn" là có thể xem danh sách các email được gửi đến địa chỉ ảo.

Tuy nhiên, để công việc chọn lọc được tự động hóa, bạn có thể đặt một quy tắc lọc (rule) bằng cách vào Options (góc trên cùng bên phải), chọn More Options. Ở phần Customizing Hotmail, nhấn vào Rules for sorting new messages chọn New. Tiếp tục theo hướng dẫn để chọn hai tùy chọn bao gồm: chỉ định áp dụng cho email nào và thiết lập chuyển email gửi đến chúng vào một thư mục trong hộp thư (Move to a new folder).

Theo Tuổi trẻ

Hướng dẫn đăng ký địa chỉ Mail @Facebook.com

Một trong những tính năng mới nhất của Facebook- trang web mạng xã hội lớn nhất thế giới là nó cung cấp tùy chọn cho người dùng đăng ký một địa chỉ email cá nhân facebook.com. Bây giờ, nếu bạn không biết làm cách nào để có được địa chỉ email cá nhân @facebook.com, hãy làm theo hướng dẫn sau.

Bước-1

Trước hết hãy đảm bảo bạn đã có tên người dùng của bạn tại Facebook, để làm điều đó đăng nhập vào Facebook sau đó đi đến "Account" > "Account Settings"

Bước-2

Bạn có thể tìm và thay đổi "username" trong tab "Settings". Điều này là quan trọng để biết rằng tên người dùng facebook của bạn sẽ là địa chỉ email của bạn tại Facebook và là địa chỉ duy nhất, hãy chọn tên người dùng của bạn một cách cẩn thận.

Bước-3

Truy cập vào liên kết sau đây, bằng cách đăng nhập vào Facebook http://www.facebook.com/about/messages/ và nhấn vào nút "Request an invitation" hiển thị ở góc dưới bên phải của màn hình.

Bước-4

Thông điệp này sẽ hiển thị "You will receive an invite soon", chờ vài ngày để nhận những phản hồi từ Facebook.

Hy vọng bài hướng dẫn này sẽ giúp các bạn có được một mail hoàn hảo mà Facebook mang lại.

Theo XHTT

Cách chat nhóm trong Gmail

Bạn có biết chat trong gmail nay đã có tính năng Group Chat - chat theo nhóm - được tích hợp sẵn? Giờ đây, khi chat trên gmail, bạn đã có thể dễ dàng tạo một phiên chat và chat với nhiều người trong cùng một lúc rất nhanh chóng.

Vì vậy, nếu bạn là một người thường phải tổ chức các cuộc họp trong công ty, hay chỉ quan tâm về tính năng rất tiện ích này, hãy đọc bài báo này để biết được cách tạo một phiên chat nhóm trong Gmail.

Để bắt đầu sử dụng chat nhóm trong Gmail, chỉ cần kích vào icon Add People trên cùng của hộp thoại chat. Hình phía dưới hiển thị chat trong Gmail trong cửa sổ pop-out. Người dùng có thể thêm bất kì liên lạc nào với số lượng không hạn chế, giúp bạn linh hoạt trong việc tổ chức một cuộc họp văn bản.

Sau khi bạn đã thêm người muốn chat cùng, họ sẽ được hiển thị trong cửa sổ chat và có thể thấy bất kì message nào bạn gửi đi.

Bên cạnh đó, tính năng này vẫn có thể hoạt động trong cửa sổ Gmail bình thường, như hình phía dưới.

Kết luận

Chat nhóm trong gmail thường không được sử dụng và thường bị dịch vụ email của Google bỏ qua. Nhờ có tính năng này, giờ đây bạn đã có thể chat với nhiều người từ chính một cửa sổ đơn. Đây thực sự là tính năng tiện ích cho bất kì người dùng nào.

Lamle (Theo Groovypost.com)

Theo: Quản trị mạng

Sử dụng 3 tính năng mới của Gmail

Google vừa bổ sung cho hộp thư điện tử Gmail 3 tính năng mới: Auto-advance, Email Delegation, và Restore contacts. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách kích hoạt và cách khai thác các tính năng mới trên.

1. Kích hoạt tính năng Auto-Advance để tiết kiệm thời gian khi bạn xóa, lưu trữ, hoặc tắt tiếng,… cuộc hội thoại:

Thông thường, Gmail sẽ đưa bạn trở lại Hộp thư đến (Inbox) khi bạn thực hiện thao tác xóa, lưu trữ hoặc tắt tiếng,… một cuộc hội thoại. Điều này có thể tốn thời gian nếu bạn đang phải đối phó với rất nhiều tin nhắn. Auto-advance sẽ tự động di chuyển đến địa chỉ email tiếp theo (hoặc trước đó) sau khi thực hiện những hành động này, cho phép bạn nhanh chóng di chuyển đến tin nhắn của bạn.

Các bước thực hiện cụ thể như sau:

- Chuyển đến Gmail và đăng nhập vào bằng tài khoản của bạn. Đi đến góc trên bên phải và chọn Settings (Cài đặt). Chọn Lab từ trình đơn Settings.

- Di chuyển xuống phần Auto-advance (Tự động tiến) và chọn Enable (Bật). Nhấp vào nút Save Changes (Lưu Thay đổi) xác nhận và kích họat tính năng này.         

       
- Quay trở lại nhóm đề mục góc trên bên phải và chọn Settings một lần nữa.

- Dưới thẻ General (Chung), tìm đến phần Auto-advance và chọn những hành động mong muốn để được thực hiện sau khi lưu trữ, xóa, hoặc tắt tiếng,… một cuộc hội thoại. Cụ thể: Go to the next (newer) conversation – Đi tới cuộc hội thoại tiếp theo (mới hơn), Go to the previous (older) conversation – Đi tới cuộc cuộc hội thoại trước (cũ hơn), Go back to the threadlist – Quay lại danh sách chuỗi thư.        

      

- Cuối cùng, nhấp vào nút Save Changes để lưu lại thay đổi.

2.  Cho phép tài khoản người dùng Gmail khác thực hiện đọc, xóa, và gửi thư trên tài khoản của bạn:

Bạn có thể ủy quyền cho một người sử dụng thư điện tử Gmail để đọc, xóa, và gửi thư trên danh nghĩa của bạn. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn sử dụng một hộp thư duy nhất để quản lý tất cả các tài khoản email. Tính năng này trong Gmail có tên là Email Delegation.

- Chuyển đến Gmail và đăng nhập vào tài khoản của bạn (nếu đã đăng xuất). Từ nhóm đề mục ở góc trên bên phải, bạn nhấn vào liên kết Settings.

- Chọn thẻ Accounts and Import (Tài khoản và Nhập). Tới mục Grant access to your account (Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn) và nhấn vào liên kết Add another account (Thêm một tài khoản khác).       

- Nhập địa chỉ Gmail cho người sử dụng mà bạn muốn ủy quyền vào hộp Email address. Nhấp vào nút Next Step (Bước Tiếp theo).                         

- Nếu thông tin địa chỉ email bạn nhập là chính xác, hãy nhấp vào nút Send email to grant access để gửi email xác nhận quyền truy cập.   

- Với người được ủy quyền, họ sẽ nhận được một email xác minh giải thích rằng bạn đã cấp quyền truy cập cho họ. Mở lá thư có tiêu đề Gmail Team (Nhóm Gmail) và kích vào liên kết dưới dòng To accept this reques, please click the link below để xác nhận. Nếu từ chối lời đề nghị, nhấp dòng liên kết bên dưới To deny this request, please click the link below.

- Thời gian để tính năng có thể sử dụng là 30 phút, sau khoảng thời gian ấy người được ủy quyền mới có thể truy cập vào hộp thư của bạn. Cụ thể: người được ủy quyền nhấn vào biểu tượng tam giác bên cạnh tên tài khoản Gmail > chọn email đã ủy quyền trong danh sách xổ xuống, tài khoản đó sẽ được mở ra trong một cửa sổ mới tách biệt với tài khoản đang mở.

Lưu ý:

- Người được ủy quyền ngoài việc được đọc, xóa, và gửi thư trên tài khoản của bạn thì việc thực hiện các thao tác khác như thay đổi thiết lập riêng, mật khẩu truy cập, tán gẫu,… không thể xâm phạm đến.

- Mỗi tài khoản Gmail, bạn chỉ có thể ủy quyền cho 10 địa chỉ email.

- Để thu hồi quyền truy cập vào hộp thư của bạn, chỉ cần quay trở lại Settings và Accounts and Import. Chuyển đến Grant access to your account section và nhấn Delete (Xóa) để loại bỏ tài khoản của địa chỉ email đã ủy quyền.

- Bạn có thể xem video giới thiệu tính năng Email Delegation tại địa chỉ http://http://www.youtube.com/watch?v=1I5Xq69E0M8&feature=player_embedded

3. Khôi phục danh sách liên lạc bị xóa:

Nếu bạn đã vô tình xóa địa chỉ liên lạc từ tài khoản Gmail của bạn, tính năng Restore contacts sẽ giúp bạn khôi phục lại chúng.

- Trên giao diện Gmail, nhấn vào mục Contacts (Danh sách liên hệ) ở cột bên trái. Chuyển đến More actions (Tác vụ khác) > chọn Restore contacts (Khôi phục danh sách liên hệ).                          

             

- Khi cửa sổ Restore Contacts xuất hiện, chọn một thời gian khôi phục được liệt kê dưới trường Please select a time to restore to (Vui lòng chọn một thời điểm để khôi phục ) và nhấn Restore (Khôi phục). Nếu sự lựa chọn là Custom (Tùy chỉnh), thì bạn xác định thời gian cụ thể hơn bằng ngày (days), giờ (hours) và phút (minutes). Xin lưu ý rằng bạn chỉ có thể khôi phục lại các địa chỉ liên lạc đã bị xóa trong vòng 30 ngày trở lại.            

- Sau đó, bạn sẽ thấy một thông báo (Danh sách liên hệ của bạn đã được khôi phục về trạng thái tại thời điểm …) trên đầu của giao diện người dùng của Gmail. Bạn có thể nhấn vào Undo (Hoàn tác) để xóa thao tác phục hồi.         

Say IT